چگونه به بهترین روش،مشاور انتخاب کنیم، و از خدمات آنان بهره مند شویم ؟
چگونه به بهترین روش،مشاوران را انتخاب کنیم، و از خدمات آنان بهره مند شویم ؟
بهترین شیوه برای انتخاب ، استفاده و بهره مندی از خدمات مشاوران و راهنماها
هارولد لوئیس
چکیده، چگونه به بهترین روش،مشاور را انتخاب کنیم ؟
هر فردی در حوزة کسب و کار نیازمند کمک مشاوران، پیمانکاران یا رایزنهای متخصص و حرفه ای است. در کتاب مشاوران و راهنماها، هارولد لوئیس که خود یک مشاور مستقل است، منبعی ارزشمند را در اختیار افراد، شرکتها و سازمانها در مورد بهترین شیوه های سود بردن از مشاورانی که بکار می گیرند، قرار می دهد. این چکیده، دربرگیرندة پاسخ به بسیاری از پرسشها ، در مورد مشاوران و رایزنها و همچنین نمونه هایی از شیوه ها و روشهای خوب و بد در این حوزه است. لوئیس هاروارد یک ارزیابی جامع از انتخاب تا انعقاد قرارداد با مشاوران جهت حل مسایل را ارایه می کند.
خلاصه این کتاب، که بصورت مقاله ارائه می گردد، خوانندگان را در طول فرآیند انتخاب و استفاده از مشاوران هدایت می کند لذا آنها می توانند کمکهای خوبی دریافت کرده و به نتایج مطلوبی برسند.
این مقاله به خوانندگان کمک می کند تا از اشتباهات و نقایص پرهیز کنند؛ و نیز در پول، زمان و تلاشهای خود صرفه جویی کنند؛ و فرآیندهای کاری خود را همراه با مشاوران، به صورت ارزشمندی انجام دهند. همچنین درسهای بسیاری را در مورد سطح بالای خطرات و اینکه چگونه مشاورة ضعیف می تواند باعث خسارات سنگین مالی باشد، در اختیار شرکتها و ... قرار می دهد.
مطالب ارایه شده در این مقاله عبارتند از :
• ارایه توضیح، از بخشهای خدمات حرفه ای و مشورتی
• توصیف مبانی کار مشاوران
• نگاهی به نحوة نگرش مشاوران در قبال، مشتریان
• تجزیه و تحلیل مزایا و هزینه های مشاوران
• تشریح ویژگیهایی ، كه می توان توسعه داد
• گامهایی که باید در زمان انتخاب یک مشاور مناسب برداشت
• راهنمایی در مورد مذاکره و انعقاد قرارداد با مشتریان
• چگونگی ادامة کار با مشتریان
• عوامل تأثیرگذار در موفقیت روابط مشتریان – مشاوران
1 . چرا می خواهم از مشاور استفاده کنم؟
هر کسی در کسب و کار، در مقطعی به مشاورة حرفه ای نیاز پیدا می کند. عناصر کلیدی برای ایجاد رابطه ای موفق با مشاوران عبارتند از :
اعتماد، صداقت و اعتماد مبتنی بر درک مشترک حرفه گرایی و اهمیت کسب و کار. چارلز هندی در این خصوص می گویند : « اگر به افراد اعتماد کنید، آنها شما را حیرت زده خواهند ساخت. اگر علایق و منافع آنها با علایق و منافع شما پیوند بخورند، شما را به صورتی کاملاً مثبت حیرت زده خواهند ساخت.»
مدیران کسب و کار از مشاوران به دلیل تخصص، نگرش مستقل و منابعی که ارایه می-نمایند، استفاده می کنند. تخصص را می توان در قالب مهارتهای تخصصی، تجربة عمیق، بینش، آگاهی از بهترین روشها، مهارتهای پژوهشی و خلاقیت تعریف کرد. استقلال را می توان به عنوان نگرشی، مبتنی بر تحلیلی عاری از تعصب تعریف کرد. منابع را نیز می-توان در قالب مقرون به صرفه بودن و کاهش هزینه ها تشریح کرد.
نخست، باید ببینید که هدفتان جستجوی یک مشاور است یا یک کارمند. انتخاب این گزینه ها به آنچه که اجازه می دهید این افراد انجام دهند، بستگی دارد. آیا با اینکه به کسی اختیارات بدهید، طبق یک وظیفة خاص کار کنید و مراقب سوابق مالیاتی این افراد باشید، مشکل ندارید ؟ اگر پاسختان مثبت است، احتمالاً به دنبال یک مشاور هستید. اگر پاسختان منفی است، احتمالاً به دنبال یک کارمند هستید.
2 . چرا استفاده از مشاوران خارج از سازمان ؟
قبل از اینکه در جستجوی یک مشاور باشید، باید مشخص نمایید آیا شرکت شما می تواند بدون کمک افراد خارج از سازمان کارش را انجام دهد یا خیر. مثلاً، ممکن است کارکنان شما بتوانند با کمی آموزش این کار را انجام دهند یا شما بتوانید از مشاوران داخل شرکت خود کمک بگیرید که احتمالاً هم ارزان تر و کم هزینه تر است. شما می توانید با یک شرکت مشابه، شریک فعلی کسب و کار، مؤسسة حرفه ای، یک گروه تجاری یا حتی اطاق بازرگانی، مشورت کنید. به علاوه، به دانشگاه، مشاوران داوطلب یا حتی گروههای اینترنتی توجه کنید.
3 . چه زمانی نباید از مشاور استفاده کرد ؟
اگر دقیقاً نمی دانید از مشاوران چه کاری می خواهید ، آنها را نباید بکار گیرید.
دلایل اشتباه زیادی، برای استفاده از مشاور وجود دارند. این دلایل عبارتند از :
جستجو برای نتیجه ای که تاکنون محقق نشده است،
استفاده از مشاور برای سرپوش گذاردن بر یک طرح نامناسب،
درخواست از مشاوران برای پذیرفتن خطراتی که خودتان باید آنها را بپذیرید،
و این فکر که می توانید از فشار تدوین سیاستها و اهداف در امان باشید.
همة این موارد باعث ناامیدی شما خواهند شد.
4 . ایجاد شرایط کسب و کار برای بهره مندی از مشاور یا راهنما
برای استفاده از مشاور، باید شرایط مناسبی را فراهم کنید. باید تمامی جزییات را به این شکل روشن کنید :
- گستره و هدف کار،
- نتایج قابل انتظار،
- قراردادهای مد نظر،
- هزینه های برآورد شده،
- جدول زمانی،
- مزایای حاصل شده،
- خطرات احتمالی،
- شرایط پیشنهاد شدة مدیریتی و..... .
موارد فوق معیار میزان استفاده از کار مشاوران را نشان مي دهد. آنگاه مدیریت می تواند تصمیم بگیرد، که آیا مشاور سود مهمی از این سرمایه گذاری را باعث خواهد شد یا خیر.
5 . مشاوران چگونه اقدام می کنند؟
طبقه بندی فعالیتهای مشاوران عبارتند از :
موضوعات اجتماعی، کسب و کار، مسایل فنی، مدیریت و امور مالی. اگرچه در زمان انتخاب مشاور، وسعت و اندازة یک شرکت مشاوره چندان مهم نیست، اما برخی شرکتها دریافته اند، آنها بهترین کیفیت را از شرکتهایی دریافت می دارند که حجم و میزان فعالیتهایشان با هم انطباق و همخوانی دارند. البته، کوچک بودن یک شرکت، مانع از آن نخواهد شد که سازمانهای بزرگ از خدمات ارزشمند آن در یک حوزة تخصصی استفاده نکنند.
مشتریان ترجیح می دهند، خدمات مشاوره را از افرادی دریافت دارند که در این زمینه تحصیل کرده اند.
اعتبار حرفه ای
هر کسی می تواند خود را مشاور بداند. چگونه تعیین می کنید، فردی واقعاً صلاحیت کمک به شما را دارد؟ یک راه آن است که آیا وی عضو یک انجمن حرفه ای هست یا خیر. انجمنهای حرفه ای همانند انجمن مشاوران، معمولا افرادی را به عضویت خود قبول می-کنند که چندین سال تجربه داشته و آموزش دیده باشند. نهادهای حرفه ای مسئولیتهای مهمی را به اعضایشان واگذار می کنند.
به طور خلاصه، استفاده از فردی که عضو یک مؤسسة حرفه ای است، بدان معنا است که شما مدارک مستدلی در مورد عملکرد و آموزش حرفه ای او در اختیار دارید.
بیمة مسئولیت حرفه ای
بسیاری از نهادهای حرفه ای، اعضایشان را تحت پوشش بیمة مسئولیت مشاوره قرار می دهند. مشتریان به منظور حفظ منافعشان و دفاع در برابر دعاوی حقوقی، نیازمند مشاوران بیمه شده هستند.
این نکته را در ذهن داشته باشید : اگر کوچکترین احتمالی وجود دارد که مشاوران در حین کار آسیب دیده یا فوت شوند، مطمئن شوید که او بیمه شده است.
مراقب مشاورانی باشید که از ابزار « مدیریت ارتباطات » و « مدیریت استراتژیک » برای اهداف خود استفاده می کنند. بسیاری از مشاوران فقط همان چیزهایی را می گویند که مشتریان دوست دارند و نه آنچه، واقعیت دارد، لذا مراقب چنین افرادی باشید.
6 . چگونه مشاوران دستمزد می گیرند؟
نحوة تعیین دستمزد مشاوران به دو صورت است :
- دستمزد ثابت ( بر اساس یک کار ثابت یا مجموعه ای از خدمات )
- دستمزد بر اساس زمان.
دستمزد ثابت زمانی مناسب است که مشاور از بهای خدماتش آگاه باشد. این امر از طریق تجربه و آزمون و خطا حاصل می شود. دستمزد بر اساس زمان، می تواند ساعتی، هفتگی یا ماهانه باشد. بهتر است دقیقاً مشخص کنید که انتظار دارید مشاور چه مدت زمانی کار کند.
هر دو روش می توانند شامل تشویق و پاداش نیز باشند. این پاداش به کسانی تعلق می گیرد که هدفی را محقق ساخته اند یا کاری فراتر از تحقق اهداف انجام داده اند. دیگر دستمزدها می توانند به صورت درصدی، ارزش افزوده، مشروط و غیره باشند.
سطح دستمزد مشاوران
مهم نیست، چه مبنایی برای دستمزدها انتخاب شود، بلکه عوامل دیگری كه مشخص می کنند، یک شرکت چقدر دستمزد می پردازد، مهم است. برخی از این عوامل، مرتبط، با شرایط خاص کسب و کار، و برخي ديگر منوط به خدمات درخواستي، هستند.
این عوامل عبارتند از : رقابت میان مشاوران، ارزش بازاری تخصص مورد نیاز، استراتژی کسب و کار مشاور، سطح هزینه های خدمات، ضرورت کار، پیچیدگی وظیفة تعیین شده، زمان کار، میزان ریسک، مکان کار و هزینه ها.
هزینه ها
طبیعتاً هزینه هایی وجود دارند که در این شغل رخ می دهند. اصل آن است که مشاور این هزینه ها را از جیب خود می پردازد و مشتری موظف است صورت حساب آنها را بازپرداخت کند.
هزینه های اصلی پرداختي، عبارتند از: هزینه های سفر؛ هزینه های پارکنیگ؛ هزینه-های ویژة اداری؛ تجهیزات و امکانات خریداری یا اجاره شده؛ هزینة خدمات پشتیبانی، هزینة ارتباطات مانند انتقال اطلاعات یا تلفن همراه؛ هزینة خدمات پیک و هزینه های چاپ.
معمولاً مشاوران انتظار دارند که قبل از شروع کار، چنین هزینه هایی را دریافت دارند. پیش پرداخت 25 درصدی، رایج است.
7 . چگونه کار را برای مشاوران مشخص کنیم ؟
تا مشخص نكرده اید که می خواهید چه کاری انجام دهید، چه زمانی می خواهید کار را تکمیل کنید و انتظار دارید به چه نتایجی برسید، به سراغ مشاور نروید.
مشخص کردن کار، دارای دو هدف است :
این امر به شما کمک می کند تا دربارة اولویتها بیاندیشید و خطر نتایجی را که نمی خواهید به آنها دست یابید، کاهش دهید. در مورد اهدافتان صادق باشید و انگیزة واقعی خود را پنهان نکنید.
سوالاتی که مشتریان باید در این مرحله بپرسند، عبارتند از :
• چه انگیزه هایی برای تعیین ساختار وجود دارند؟
• چه اطلاعاتی برای این گزینه ها در دسترس هستند؟
• چه وظایفی، کار اصلی را تشکیل می دهند؟
• چه وظایفی بیشترین اهمیت را برای موفقیت دارند؟
• آیا می توان کار را سریعتر انجام داد؟
• آیا محدودیتهای بیرونی و خارجی بر سر راه انجام کار وجود دارند؟
برای پاسخ به این پرسشها، جهت کار با مشاور، بر 3 عامل زیر تمرکز کنید :
1. تعیین یک جدول زمانی. اگر اطلاعات کافی دارید، سعی کنید برآورد نمایید، برای کار به چقدر زمان، نیاز دارید. در مورد سرعت نتایج تصمیم بگیرید.
2. شکل دقیق و مناسب حضور مشاور را روشن کنید. می توان با روشن کردن دقیق کار، بسیاری از نیازها را مرتفع ساخت.
دو روش در این زمینه وجود دارند :
نخست انعقاد یک قرارداد دقیق و مناسب است. این امر ساز و کاری است که به سرعت باعث پاسخ به هر گونه تقاضای سریع و پیش¬بینی نشده برای همکاری می-شود.
روش دوم، تضمین ارایة خدمات حرفه ای است. مشاور موافقت می کند این خدمات را در قالب زمان تعیین شده یا کار مورد نظر شما انجام دهد.
3. بودجة خود را تأیید کنید. سعی کنید به ایده ای مطمئن در قبال هزینه ها دست یابید. اینکه چگونه از اطلاعات مالی استفاده می کنید، به اهمیت این هزینه ها در تصمیمات شما بستگی دارد. تضمین کنید، هزینة مورد نظر تأمین شده است. برای آمادگی در برابر هزینه های پیش بینی نشده، 10 تا 15 درصد به بودجة خود بیفزایید.
8 . چگونگی سنجش، نیازها و درخواستها ؟
گاهی اوقات، مشاوران از این نکته شکایت دارند که مشتریان نمی دانند، کارشان به چقدر تلاش و انرژی نیاز دارد.
برای اینکه تضمین دهید، کارتان عملی و حساس است، از نکات زیر برای مشاوره تبعیت نمایید :
• آیا منابع مورد نیاز را می شناسید؟
• اگر نیاز به تیم دارید، چگونه باید آن را تشکیل دهید؟
• به چه مهارت هایی از جانب مشاوران و دیگر افرادی که مسئولیت مدیریت آنها را بر عهده دارید، نیازمند هستید؟
• آیا قبلاً کار مشابهی انجام داده اید و از اشتباهات خویش درس گرفته اید؟
• چه فرضیاتی دارید، آیا آنها معتبر هستند؟
• کار را باید در کجا انجام دهید، آیا به دفتر و تجهیزات جدیدی نیاز دارید؟
• چه عوامل مقطعی و زمانی را باید در نظر داشته باشید؟
9. آنچه را برای شما مهم است، شفاف تبیین کنید
مشتریان، نقش بسیار مهمی در موفقیت هر پروژه ایفا می کنند. ممکن است مشاوران نیازمند حمایت و پشتیبانی در مورد کارهای بزرگ و پیچیده باشند. این حمایت شامل کمکهای اداری و دفتری ( دبیرخانه ای )، پردازش داده ها، دستیابی به دفاتر و کارکنان، کپی برداری، اسکن کردن، چاپ و استفاده از امکانات آزمایشگاهی است.
کاری که باید به روشی مشخص، انجام شود ( مانند رعایت تعهدات قانونی یا عوامل بهداشتی ) باید به دقت تبیین شوند. ممکن است معیارهای خاصی برای عملکرد وجود داشته باشد که مشتری نمی تواند رعایت آنها را تضمین کند. مطمئن شوید، معیارهای عملکرد به دقت مشخص شده اند تا جای هیچ شک و شبهه ای باقی نماند.
10 . چگونگی ارزیابی و کنترل خطرات
این احتمال که، اگر اتفاقی ناخوشایند رخ داد، در واقع یکی از تعاریف ریسک است. آنچه، باید بدان پرداخته شود، آن است که چگونه می توانید موضوعات ایمنی را در کار، رعایت کنید تا میزان خطرات کاهش یابد.
پیشگیری حیاتی است. وقتی قراردادی منعقد می کنید، باید از مشاوران بخواهید تا مسئولیت نسبی یا کامل خطرات را بپذیرند. اکثر قراردادها توازن ريسك، میان مشتریان و مشاوران رعايت مي كنند.
موارد زیر، رایج ترین خطراتی هستند که مشتریان باید تلاش کنند تا از آنها اجتناب ورزند :
• ممکن است، مشاوران پروژه را دیر آغاز کنند.
• احتمال دارد مشکلات فنی، تکمیل پروژه را به تأخیر اندازند.
• شايد به دلیل تاخیر مشتری یا مشاور، درون دادها دیر ارایه شوند.
• ممکن است برون دادها به موقع تحویل نشوند.
برای مدیریت، این خطرات، تاریخ شروع و پایان کار را به روشنی در قرارداد درج نمایید، اهدافی را که باید محقق شوند، ذکر نمایید، دقت كنيد به سرعت از تمامی مشکلات فنی مطلع شوید، بر نیاز، به استفاده از افراد مناسب، در زمان مناسب تأکید کنید، و تضمین نمایید، مشاوران از درون دادها، مطلع شوند.
ممکن است پس از توافق بر سر قیمت، هزینه هایی بروز کنند و به بودجة بیشتری نیاز پیدا شود. می توان با نظارت دقیق، گزارش میزان هزینه، شفاف سازی امور مالی و بررسی دقیق حسابها، از این مشکلات پیشگیری کرد.
11 . چگونه خطرات کمبود منابع را کاهش دهیم ؟
ممکن است افرادی که کاری انجام می دهند، صلاحیت کافی نداشته باشند. ممکن است آنها نتوانند نتایج را به خوبی اطلاع دهند یا نتوانند به خوبی رقابت کنند. ممکن است کارها به پیمانکارانی واگذار شوند که دارای سطوح متفاوتی از عملکرد هستند.
اگر پیمانکاران به سرعت کار نکنند، ممکن است جدول زمانی برنامه دچار تأخیر شود.
می توان با در نظر گرفتن و مکتوب کردن موضوعات زیر، چنین خطراتی را کاهش داد :
- استانداردهای عملکرد،
- دانش کسانی که به عنوان مشاور استخدام می کنید،
- شرایط رقابت،
- دانش کسانی که به عنوان پیمانکار مورد استفاده قرار خواهید داد،
- اطلاعات مربوط به دیگر مشتریان،
- تعیین شرایط دقیق زمانی.
12 . چگونه افرادی مناسب را انتخاب کنم؟
زمانی که می خواهید یک مشاور یا راهنما را انتخاب کنید، تجربه بهترین راهنما است. به دنبال معتبرترین و مطمئن ترین افراد باشید.
حداقل با سه مشاور برای استخدام صحبت کنید. وقتی با مشاوران صحبت می کنید، مطمئن شوید کسانی را انتخاب می کنید که می توانند بهترین تصمیمات کسب و کار را اتخاذ نمایند.
به آنان بگویید، تمایل دارید به آنها فرصت دهید، تا برای شما کار کنند اما در عین حال تضمین نمایید، این کار به هیچ عنوان دارای تعهد دایمی نیست. مشخصاً به دنبال اولویتها باشید و آنها را دنبال کنید تا نشان دهید، وقت مشاوران و خودتان را تلف نمی کنید.
پس از تماس با حداقل سه مشاور، باید یک جلسة پیگیری برگزار کنید. این جلسه باید در دفتر آنها برگزار شود. بدین ترتیب می توانید شرایط سازمانی و اداری آنها را از نزدیک ببینید. آیا این دفتر از سازماندهی خوبی برخوردار است یا شرم آور است؟ کارکنان آن چگونه هستند؟ آیا آنها تحت استرس هستند یا کارشان را به خوبی انجام می دهند؟
بطور كلي، ديدگاه و شرايط مشاور و خود را در نظر داشته باشيد.
پرسشهایی که باید در زمان استخدام مشاوران در نظر داشت
در ذيل، نکاتی کلیدی که باید به کمک آنها ببینید آیا مشاوران برای انجام یک کار مفید هستند یا خیر، ذکر شده اند :
• شنوندگان خوبی هستند؟
• نگرشی مشترک و مناسب دارند؟
• آیا این گونه به نظر می رسد که تمایل دارند برای شما کار کنند؟
• آیا تاکنون کار مشابهی انجام داده اند؟
• می توانند اثبات کنند، همان کاری را انجام خواهند داد که شما از آن خواسته اید؟
• دقیقاً می توانند، بگویند، کسی که شما از او انتظار دارید، همان است، که می تواند كار را انجام دهد؟
• آیا بهتر است کار را در داخل سازمان خود انجام دهید، یا آن را به یک پیمانکار خارج از سازمان بسپارید؟
• چقدر دستمزد برای کارشان طلب می کنند؟
• برای رقبای شما هم کار می کنند؟
• چگونه کیفیت و ارزش کارشان را تضمین می کنند؟
• در قبال کارشان بیمه هستند؟
• احساس می کنید، با آنها احساس راحتی می کنید؟
• احساس می کنید می توانید به آنها اعتماد کنید؟
انتخاب مشاوران، کاری است که باید از طریق تحقیق و تفکری دقیق، انجام شود.
13 . تهیه طرح پیشنهادی برای انتخاب و بکارگیری مشاور
به خاطر داشته باشید، دعوت به مصاحبه پیچیده تر از به دست آوردن اطلاعات، از دو یا سه نفر است. اگر مشاور کاری را انجام می دهد که می تواند به شدت به کسب و کار شما آسیب بزند، آنگاه باید رویکردی را به کار بگیرید که به موجب آن، مشاور به دقت رویکردش، طرح کاری، هزینه ها و منابع و دیگر اطلاعات را مشخص نماید.
زمان صرف شده برای نگارش یک طرح پیشنهادی بیشتر از زمان صرف شده برای اطلاعات است و می تواند برای مشاوران، بسیار پر هزینه باشد. شما نیز باید وقت زیادی را صرف بررسی پاسخهای متفاوت و پیچیده نماید.
در برخی موارد مانند مزایده های فنی، تقسیم کار به دو مرحله می تواند مفید باشد.
مرحلة نخست، باید پیش از، تعیین صلاحیت باشد، که در آن شما فهرستی کوتاه از مشاوران را انتخاب می کنید.
مرحلة دوم، باید مرحلة بررسی باشد که در آن شما اطلاعات این مشاوران را دریافت و بررسی می کنید.
توجه داشته باشید، طرح شما نوعی گردآوری اطلاعات در مورد عملکرد کسب و کار است. ساختاری را در اختیار مشاوران قرار دهید تا بتوانید مبنایی جامع برای ارزیابی پاسخهای خود داشته باشید.
طرح گردآوری اطلاعات، برای انتخاب مشاور، باید شامل این موارد باشد :
- اطلاعات مربوط به مشاوران، تجربه و پیشینة آنان،
- درک آنها از اهداف،
- طرح آنها برای تحویل نتایج،
- سازماندهی کار،
- قیمت پیشنهادی و عناصر قیمت گذاری،
- نحوة به کارگیری منابع،
- جزییاتی در مورد سایر پیمانکارانی که آنها تمایل دارند به کار بگیرند.
نخست، روشن نمایید که طرح پیشنهادی باید به چه کسی در شرکت تحویل داده شود
. دوم، چارچوب و قالب این طرح باید کاملاً مشخص باشد مانند سی دی يا دی وی دی.
سوم، محدودیتها، از جمله مدت زمان آن را مشخص کنید. به این موضوع توجه داشته باشید چه تعداد نسخه کپی نیاز دارید.
چهارم، زمان پایان طرح را نیز مشخص كنيد.
ساختار طرح پيشنهادی
باید شامل بخش مقدمه، رویکرد مشاور، روش شناسی ( متدولوژی )، برنامة کار، جدول زمانبندی، تأمین پرسنل، نتایج و برون دادها، تجربة تیمی و اطلاعات مربوط به قیمت باشد. این نوع ساختار، فهرست راهنمایی را در اختیار شما قرار می دهد و کمک می کند، ببینید آیا مشاوران به تمامی پرسش های شما پاسخ داده اند یا خیر. همچنین می توانید اطلاعات خاص مورد نظر را کسب کنید.
اطلاعات مرتبط با قرارداد برای انتخاب مشاور
نوع قرارداد خود را روشن کنید. قرارداد باید نگرشی روشن در اختیار مشاور قرار دهد تا ببیند ، کار چه زمانی تکمیل مي شود، شما برای ارزیابی طرحهای پیشنهادی چه معیارهایی دارید، آیا به پیگیری آتی کار نیاز است، چه زمانی قصد ارزیابی کل فرآیند مناقصه را دارید و انتظار دارید، مدت اعتبار اطلاعات مربوط به قیمت چه میزان باشد.
باید دو نکته را روشن سازید.
نخست، هیچ مسئولیتی را در قبال هزینه های آماده سازی طرح نپذیرید ( به استثنای حوزه های مشخصی، همچون تبلیغات و بازاریابی که هزینه های زیادی دارند.
دوم، اطلاعات مندرج در طرح پیشنهادی، تنها برای مشاوره و راهنمایی هستند، رعايت اين نکتة، مانع از دعاوی حقوقی علیه شما می شود.
14 . آیا باید مشاوره را در جریان بودجه پروژه قرار دهید؟
دو دیدگاه در این خصوص وجود دارد :
دیدگاه اول :
- گفتن میزان بودجه، به مشاوران کمک می کند، میزان تلاشهای مورد نیاز برای انجام کاری واقع بینانه را بسنجند.
- مشاوران را ترغیب می کند تا طرح خود را بر مزایایی که در پی دارند، متمرکز سازند.
- خطر دریافت طرحی که نه مفید است و نه بودجة کافی برای آن وجود دارد، کاهش می یابد.
دیدگاه دوم :
- اعلام بودجه می تواند فرصت صرفه جویی را از شما بگیرد.
- ممکن است رقم بودجه در طول کار اصلاح شود.
- فاش کردن بودجه، مشاوران را ترغیب می کند تا هزینه های خود را تا سقف تعیین شده بالا ببرند.
یک راه برای پرهیز از این شرایط، آن است که بودجه را در قالب هزینه هایی که قرار است، در طول کار رخ دهند، بیان نمایید.
راه دیگر آن است که مدت زمان اتمام کار را روشن و زمان برآورد را مشخص کنید.
15 . انطباق ازریابی عملکرد
در اکثر مواقع، ارزیابی عملکرد با بررسی انطباق آغاز می شود.
موضوع آن است که این ارزیابی شامل این پرسشها باشد :
آیا طرح پیشنهادی به موقع تکمیل خواهد شد؟
آیا مشاوران می توانند شرایط شما را برآورده سازند؟
آیا اطلاعات، به صورت مورد نیاز، تدوین شده اند؟
آیا شرایط رسمی ، ( مانند سیاستهای بهداشتی، امنیتی یا محیطی ) گنجانده شده اند؟
آیا شرایط دیگری همانند بیمه نامه ها و تعهدنامه ها در طرح پیشنهادی لحاظ شده اند؟
اگر اطلاعات مفقود شوند، کامل نباشند یا به صورت دیگری تدوین شده باشند، شما، آیا می توانید کل طرح را رد کنید یا فرصت اصلاح اشتباهات را به مشاور بدهید؟
16 . ارزیابی طرحهای پیشنهادی و انتخاب مشاور
چگونه میان طرحهای پیشنهادی مختلف، که نمایانگر مزایا و امتیازات متفاوتی هستند، دست به انتخاب می زنید؟
معمولاً در زمان تعیین ارزش یک طرح پیشنهادی، قیمت مهمترین عامل است. بهترین روش آن است که قرارداد فقط مبتنی بر قیمت نباشد، قیمت باید بخشی، از ارزیابی ارزش مالی باشد. برآوردی واقع بینانه از هزینه ها به عنوان بخشی از ویژگی های کاری داشته باشید.
فهرستی از معیارها، برای قضاوت در مورد طرحهای پیشنهادی تعيين کنید. در حالی که قیمت باید در بالای این فهرست باشد، مهارتها و تجارب مشاور، میزان درک نیازهای شما و کیفیت پیشنهادها باید دیگر عوامل را تشکیل دهند.
17 . چه اطلاعاتی باید برای انتخاب، بکارگیری و ارزیابی مشاور داشته باشیم؟
قبل از شروع کار حتماً قرارداد ببندید و در مورد مفاد آن به توافق برسد. همه چیز باید مکتوب باشد.
اگر از شما درخواست می شود تا قراردادی را امضا کنید، با دقت کامل آن را بخوانید. مراقب پیش پرداخت، شرایط فاکتورهایی که به موقع پرداخت نمی شوند و هر موضوع دیگری در قبال برآوردهای زمانی و مکانی باشید.
انواع قرارداد برای بکارگیری مشاور
سه گزینه اصلی برای قراردادهای مشاوران وجود دارند :
- قرارداد دارای قیمت ثابت،
- قرارداد مبتنی بر زمان
- قراردادهای مدت دار و مستمر.
قرارداد نخست، بر اساس مراحل یا وظایف تکمیل شده پرداخت می شود.
قرارداد دوم شامل هزینة کار به اضافة هزینه های توافق شدة دیگری است که مشاور اعلام می دارد. این نوع قرارداد زمانی مناسب است که ابهاماتی در مورد ارزش نتایج ( مانند قراردادهای پژوهشی ) وجود دارد.
قراردادهای سوم در زمانی استفاده می شوند که مشتری به طور منظم خواهان خدمات مشاور است مانند یک دورة دو یا سه ساله.
قراردادها دارای نظمی منطقی هستند : آنچه که طرف اول ( مشتری ) انجام می دهد، آنچه که طرف دوم (مشاور) انجام می دهد، شرایط پرداخت، موضوعات مربوط به تعلیق یا فسخ قرارداد، تعهدات و موضوعات مرتبط با عملکرد.
قرارداد باید حداقل دارای این بخشها باشد :
قرارداد میان چه کسانی منعقد می شود، چه زمان آغاز و پایان می یابد، نحوة انجام کار، نتایج قرارداد، جدول زمانی که باید تکمیل شود، قیمت توافق شده، هزینه های قابل پرداخت، شرایط پرداخت و هر موضوع دیگری که باید مورد توافق طرفین قرار بگیرد.
چگونه باید کار را پیگیری کنیم؟
قبل از انقضای قرارداد و شروع کار، درخواهید یافت که داشتن ملاقاتی دیگری با مشاورتان برای تایید تحقق شرایط لازم از طرف خودتان و مشاورتان مفید است.
دقیقاً مشخص نمایید که آنها باید از چه کسی دستور بگیرند و با چه کسی به طور روزمره در تماس باشند.
مشخص نمایید که چه کسی از طرف آنها مسئول پاسخگویی به پرسشهای شما است.
اهمیت رعایت جدول زمانبندی و تحویل به موقع نتایج را به مشاوران یادآوری نمایید.
وقتی کار در حال انجام است، سوابق مباحث خود با مشاور را حفظ کنید. به خاطر داشته باشید که شما مسئول کار هستید نه مشاور. تعداد معدودی از کارهای مشاوره طبق برنامه انجام می شوند. این یکی از مشکلات کار کردن با دیگران است. به نتایج بنگرید تا ببینید آیا ارزش پولی را که هزینه کرده اید، داشته اند یا خیر.
نظارت بر عملکرد و پیشرفت کار
اگر کار شما، دربرگیرندة یک برنامة تحویل، چالش برانگیز باشد یا نخستین مرتبه است که از مشاوران استفاده می کنید، ارزیابی عملکرد بسیار مهم خواهد بود. پیگیری مستمر کار، یک روش ارزشمند برای داشتن تعاملی اثربخش با مشاوران است.
بهترین پرسشهایی که باید بتوانید در پایان اجرای قرارداد پاسخ دهید، عبارتند از :
آیا مشاوران کاری را که از آنها خواسته اید انجام داده اند؟
آیا آنها کارشان را به موقع و طبق بودجه بندی، تحویل داده اند؟
نتایج تا چه حد رضایت بخش بوده اند؟
آیا رابطة کاری، خوب بوده است؟
آیا صورت حساب مشاوران منطقی بوده اند؟
جلسات مستمری برای بررسی پیشرفت کار انجام دهید. در این جلسات، باید شرایط کار و عملکرد را بررسی کنید، نقایص مشاوران را شناسایی کنید، همخوانی کار تکمیلي با بودجه را روشن کنید، به سرعت مشکلات را اعلام نمایید و ببینید چه موضوعاتی نیازمند توجه هستند. گزارشهای مدیریتی، یک نیاز مهم در قراردادهای طولانی هستند.
چرا برخی اشکالات رخ می دهند؟
اگر در مورد مسئله ای شک دارید، مطمئن باشید که مشکلی رخ داده، اما این مشکل در اثر روش شما برای انتخاب مشاوران نبوده است. وقتی اشتباهی رخ داده، به ندرت می توان یک عامل منفرد را شناسایی کرد. حتی اگر احتیاط های لازم را هم انجام داده باشید،
ممکن است مشکلاتی همچون این موارد بروز کنند :
شما به دقت ویژگیهای کارتان را مشخص ننموده اید،
مشاور اطلاعات و منابع کافی در اختیار نداشته است،
ارتباط خوبی میان مشاوران و کارمندان به وجود نیامده است،
یا دو طرف فاقد انعطاف پذیری بوده اند.
برای اینکه همه چیز درست پیش برود، مطمئن شوید که مشاوران و کارکنان با یکدیگر همکاری می کنند. یک محیط باز کاری فراهم آورید.
برای شناسایی مسایل و مشکلات، جلسات منظم بررسی پیشرفت برگزار کنید.
رویکردی توافق شده را برای رفع اختلافات و نگرانیها تدوین کنید.
برای اصلاح مشکلات، یک طرح جامع تهیه کنید. سعی کنید از تجزیه و تحلیل مشکلات درس بگیرید.
وقتی کار پایان یافت، نظرات نهایی مشاوران را اخذ کنید. برای برخی سازمانها، این کار امضای یک رضایتنامه در ازای پرداخت نهایی است. برخی مشاوران
خواهان بازخورد کارشان هستند. اگر مشاوری دچار اشتباه شده، به او بگویید که چگونه می تواند پیشرفت کند. اگر کار خوب پیشرفته است، کتباً از مشاور
تشکر و قدردانی نمایید.
هارولد لوئیس کیست ؟ وی یک مشاور مستقل با بیش از 40 سال تجربة حرفه ای است. او که فارغ-التحصیل دانشگاه هاروارد است، به مشتریانش در مورد تهیه اسناد مناقصه ها و ارزیابی آنها مشاوره می دهد و در عین حال یک مشاور و مدرس مهارتهای ارتباطی در حوزة تهیة اسناد فنی است که تأکید ویژه ای بر توضیح روشن و شفاف موضوعات پیچیدة فنی دارد. این کتاب در 227 صفحه، توسط انتشارات کوگان پیج منتشر شده است.
برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
1 . چگونه مدیران و کارافرینان می توانند رهبران موفقی باشند ؟ | راهنمای کاربردی برای رهبری موفق
2 . چرا کتاب نوآوری در بازاریابی اثر تئودور لويت را بخوانیم ؟
3 . کتاب عصر گسست پيتر دراکر | مدير به عنوان يک نيروی علمی
4 . چرا برخی رهبران مدیریتی نقشی مخرب دارند ( بخش اول توسعه به چه بهایی) ؟
5 . مدیران و کارآفرینان چگونه اشتباهات خود را بپذیرند ؟ |شیوه ابراز عذر خواهی را می دانید ؟
6 . چگونه ساختار فروش را با چرخة حیات کسب و کار هماهنگ کنیم (بخش اول معضلات فروش ) ؟
7 . چگونه بهترین روش را برای معیار سنجی شرکت خود و دیگران به اجرا در آوریم ؟
